Phần mềm quản lý trung tâm giáo dục TNASCENT là gì?
Khi số lượng học viên, lớp học và giáo viên ngày càng tăng, việc quản lý bằng sổ tay hoặc nhiều file Excel riêng lẻ dễ dẫn đến sai sót, thất lạc thông tin và khó kiểm soát công nợ.
Phần mềm quản lý trung tâm giáo dục TNASCENT được xây dựng nhằm giúp các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm kỹ năng, lớp học thêm và cơ sở đào tạo quản lý toàn bộ hoạt động trên một hệ thống duy nhất.
Phần mềm hoạt động trực tuyến trên nền tảng Google Apps Script và Google Sheets. Người dùng có thể truy cập bằng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp.
Dữ liệu được lưu trực tiếp trên Google Sheet thuộc quyền quản lý của khách hàng, giúp trung tâm dễ dàng kiểm tra, sao lưu và chủ động quản lý thông tin.
Những khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm bằng phương pháp thủ công
Nhiều trung tâm hiện vẫn sử dụng nhiều bảng tính riêng để quản lý học sinh, điểm danh, học phí và lịch học. Cách làm này có thể phù hợp khi trung tâm mới hoạt động, nhưng sẽ nhanh chóng phát sinh nhiều vấn đề khi quy mô tăng lên.
Một học sinh có thể học nhiều lớp nhưng thông tin không được liên kết đồng bộ. Giáo viên điểm danh trên một file, kế toán thu học phí trên một file khác, còn lịch học lại được ghi ở một bảng riêng.
Điều này khiến người quản lý mất nhiều thời gian đối chiếu dữ liệu, dễ thu nhầm học phí, bỏ sót công nợ hoặc xếp trùng lịch giáo viên và phòng học.
TNASCENT giúp tập trung toàn bộ dữ liệu về một hệ thống, hạn chế việc nhập thông tin nhiều lần và giúp người quản lý theo dõi tình hình trung tâm nhanh hơn.
Các tính năng nổi bật của phần mềm TNASCENT
Quản lý học viên đầy đủ và khoa học
Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin học sinh gồm:
- Họ và tên.
- Ngày sinh.
- Giới tính.
- Số điện thoại.
- Thông tin phụ huynh.
- Trường đang học.
- Địa chỉ.
- Ghi chú.
- Trạng thái đang học hoặc đã nghỉ.
Một học sinh có thể được đăng ký vào nhiều lớp khác nhau. Trung tâm không cần tạo lại hồ sơ học sinh cho từng lớp.
Thông tin học viên được liên kết với điểm danh, học phí, thanh toán và báo cáo.
Quản lý lớp học
Người quản lý có thể tạo và theo dõi từng lớp học với các thông tin:
- Tên lớp.
- Môn học.
- Giáo viên phụ trách.
- Học phí.
- Số buổi học mỗi tháng.
- Phòng học.
- Sĩ số tối đa.
- Trạng thái hoạt động.
Phần mềm hỗ trợ thêm nhiều học sinh vào lớp, áp dụng học phí riêng hoặc giảm giá riêng cho từng học sinh.
Quản lý giáo viên
Mỗi giáo viên có hồ sơ riêng gồm thông tin liên hệ, môn giảng dạy, hình thức tính lương và mức lương.
Giáo viên có thể được phân công vào từng lớp. Thông tin giáo viên cũng được hiển thị trực tiếp trong lịch học để người quản lý dễ theo dõi.
Điểm danh học sinh theo lớp
Giáo viên hoặc quản trị viên có thể chọn lớp, chọn ngày và tải danh sách học sinh để điểm danh.
Các trạng thái hỗ trợ gồm:
- Có mặt.
- Đi muộn.
- Vắng có phép.
- Vắng không phép.
Hệ thống lưu lịch sử điểm danh theo từng học sinh và từng lớp. Dữ liệu chuyên cần được tổng hợp vào mục báo cáo.
Quản lý học phí và công nợ
Đây là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm TNASCENT.
Hệ thống hỗ trợ:
- Tạo kỳ học phí hàng loạt.
- Tạo hóa đơn riêng cho từng học sinh.
- Áp dụng học phí riêng.
- Nhập giảm giá.
- Theo dõi số tiền phải thu.
- Ghi nhận số tiền đã thu.
- Theo dõi số tiền còn nợ.
- Thu học phí nhiều lần.
- Lưu lịch sử thanh toán.
- Xem và in hóa đơn.
- Xóa hóa đơn khi cần thiết.
-
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm thay vì nhiều file Excel riêng lẻ?
Excel hoặc Google Sheets vẫn là công cụ hữu ích, nhưng việc quản lý trực tiếp trên nhiều bảng tính có thể gây khó khăn cho người không quen xử lý dữ liệu.
TNASCENT sử dụng Google Sheets làm nơi lưu trữ nhưng cung cấp một giao diện Web App riêng để người dùng thao tác dễ dàng hơn.
Nhân viên không cần mở từng tab hoặc nhớ vị trí từng cột. Người dùng chỉ cần chọn đúng chức năng, nhập thông tin và bấm lưu.
Dữ liệu giữa học sinh, lớp, giáo viên, học phí, phiếu thu, điểm danh, lịch học và báo cáo được liên kết với nhau.
Phần mềm có thể nâng cấp thêm những tính năng nào?
Tùy theo nhu cầu của khách hàng, hệ thống có thể phát triển thêm:
- Phân quyền quản trị, kế toán và giáo viên.
- Quản lý lương giáo viên.
- Tính lương theo buổi dạy.
- Gửi thông báo học phí.
- Gửi đánh giá học tập.
- Xuất Excel.
- Xuất PDF.
- In biên lai.
- Quản lý bài kiểm tra.
- Quản lý điểm số.
- Quản lý tài liệu.
- Quản lý kho giáo trình.
- Đăng ký học trực tuyến.
- Tích hợp website.
- Tra cứu thông tin học viên.
- Thống kê doanh thu nâng cao.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có sử dụng được trên điện thoại không?
Có. Giao diện được thiết kế để sử dụng trên cả điện thoại và máy tính.
Dữ liệu được lưu ở đâu?
Dữ liệu được lưu trong Google Sheet được liên kết với Web App.
Có thể thay logo và tên trung tâm không?
Có. Phần mềm hỗ trợ thay tên thương hiệu, logo, thông tin liên hệ và màu sắc giao diện.
Có hỗ trợ tạo QR thanh toán không?
Có. Hệ thống có thể tạo mã QR theo số tiền còn nợ và thông tin tài khoản ngân hàng đã thiết lập.
Có quản lý được học sinh học nhiều lớp không?
Có. Một học sinh có thể đăng ký nhiều lớp khác nhau.
Có thể quản lý các khoản mua thiết bị giảng dạy không?
Có. Mục Thu / Chi cho phép nhập tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, chứng từ và phân loại tài sản.
Có thể xem công nợ học phí không?
Có. Hệ thống theo dõi số tiền phải thu, đã thu và còn nợ của từng hóa đơn.
Có thể thu học phí nhiều lần không?
Có. Mỗi lần thanh toán được tạo thành một phiếu thu và lưu vào lịch sử hóa đơn.
Đăng ký phần mềm quản lý trung tâm giáo dục TNASCENT
Một hệ thống quản lý tốt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp trung tâm kiểm soát dữ liệu, học phí, công nợ và chi phí chính xác hơn.
Phần mềm quản lý trung tâm giáo dục TNASCENT là giải pháp phù hợp cho các trung tâm muốn số hóa quy trình quản lý với chi phí hợp lý, giao diện dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh cao.
